Pense bem: você é dono da sua agenda, não precisa cumprir horários definidos por uma empresa, têm condições de tirar melhor proveito do seu tempo e, mesmo assim, passa quase o dia inteiro na frente de um computador.
Ok, muitas vezes é por conta de um tanto de trabalho mesmo, mas admita que, em certas situações, é pura enrolação, ou melhor, são distrações que surgem no meio do caminho e fazem seu horário de trabalho se prolongar por muito mais tempo que precisaria, certo?
Quando chega o fim do dia, você se dá conta de que poderia ter aproveitado melhor suas horas e conciliado o trabalho com atividades mais prazerosas – ir ao parque, sair dar uma volta de bike, ler um livro – ou para resolver questões pessoais – ir ao supermercado com calma, fazer aquela checagem médica etc.
E fica no ar aquela sensação de um dia não muito bem aproveitado, certo? É por essa razão que defendemos tanto que as horas destinadas ao trabalho devem render bastante, justamente para você ter mais tempo livre e fazer o que bem entender depois que concluir as tarefas.
“Algumas ações podem tornar o dia a dia de trabalho em casa mais produtivo, cativante e alegre. Muitas podem ser conhecidas já, mas precisam ser sistematizadas na rotina de trabalho”, argumenta o professor Renato Curto Jr., palestrante, autor de 54 livros e coordenador do MBA de Gestão Empresarial, consultor comercial e professor da Estácio Curitiba.
A seguir, ele sugere 8 práticas para que o rendimento no trabalho remoto melhore:
1. Defina sua lista de tarefas ou afazeres
“Comece fazendo uma tempestade de ideias e obrigações e uma autoanálise do que você consegue realizar naquele dia”, ensina. Examine cada item elencado e defina quais são urgentes (as pendentes do dia anterior). De acordo com o especialista, vale aplicar o princípio da “sinuca”: “Mate primeiro as bolas mais fáceis e comece a ganhar pontos”, esclarece. Ou seja, liquide as tarefas menores e rápidas para focar nas que exigem mais de você. Ah! Adote um calendário para visualizar as tarefas e estabeleça prazos – e, claro, tente segui-los à risca.
2. Classifique suas tarefas por ordem de importância ou prioridade
Se você tem muitas tarefas, também tem grandes chances de dispersar na tentativa de querer resolver tudo. “Terá sua concentração dividida e corre o risco de não resolver tudo ou muitas tarefas serão resolvidas parcialmente”, avalia. Renato argumenta que a melhor estratégia é finalizar uma a uma das pendências, ao invés de fazer várias ao mesmo tempo. “A dica aqui é examinar as tarefas e classificá-las em P1 = tarefas urgentes , P2 = importantes e P3 = secundárias. Assim, você pode gerenciar o que precisa fazer com urgência e o que pode ser remanejado”, explica.
3. Estabeleça horários de resolução das atividades simples
Pode parecer estranho, mas uma boa maneira de se organizar é criar um quadro de horários para atividades que costumam não entrar na lista de programação do dia. Coloque ao alcance dos olhos e escreva de forma genérica como, por exemplo, ler e-mails, responder e-mails, fazer ligações. “Desta forma, você cria hábitos. Fica condicionado e viverá muito mais satisfeito, relaxado e produtivo”, garante o consultor.
4. Agende reuniões em horários estabelecidos previamente
Seja por Skype, Hangout ou presencialmente, marque suas reuniões sempre em horários parecidos, forçando a criação de um hábito. Mais que isso, planeje-as nos mínimos detalhes. “Assim, você segue um roteiro e não esquece nenhum tópico importante. É comum algumas pessoas fazerem reuniões infinitas e acabarem esquecendo tópicos”, afirma Renato.
5. Seja eficiente e pró-ativo
Adote o ditado popular “Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje” como seu lema de vida. Tal qual sugere o especialista em gestão, acorde mais cedo, escreva o planejamento do dia com as tarefas e atividades e agrupe-as por “ação” – escrever, telefonar, estudar, responder e-mails, dirigir. “Isso é praticamente uma regra de ouro, porque você ajustará suas atividades em blocos como, por exemplo, as atividades de concentração”, diz. Traduzindo, tornará seu dia mais produtivo.
6. Reduza ou minimize as distrações online
Quem não é rigoroso na organização facilmente se distrai no dia a dia. As redes sociais acabam sendo vilãs nessas horas. “Se você não costuma fazer tarefas off-line ou se qualquer coisa te distrai, terá que estabelecer horários para verificar redes sociais, WhatsApp etc”, avisa o professor. Só o fato de dar uma olhadinha para checar quem te chamou ou qual é o tópico da conversa já é mais que suficiente para desencadear uma distração e tanto. “Seja um profissional focado, que cumpre uma tarefa de cada vez, sem ser interrompido”, aconselha.
7. Tenha um horário fixo para ler seus emails
Sim, checar a caixa de entrada é importante, mas você tem muitas outra tarefas para executar. Então, se acha que está consumindo um tempo precioso lendo emails, é hora de se organizar nesse sentido também. Uma recomendação é separar um horário logo no início do dia para essa atividade e repetir a ação depois de 2 horas, respeitando esse intervalo. “Filtrar suas mensagens e eliminar as que são inúteis também é um excelente forma de poupar tempo”, assegura.
8. Relaxe e saia um pouco da frente do computador
Ficar mais de 5 horas seguidas olhando para um monitor vai deixar qualquer profissional cansado e estressado. Por isso, faça algumas pausas em intervalos de tempo regulares – a cada 45 minutos ou 1 hora, por exemplo.” Levante-se e saia um pouco da frente do computador de tempos em tempos para deixar seu corpo e sua mente revigorados”, ensina. Aproveite o intervalo para uma leitura rápida, uma volta e até para beber água, se você não é uma pessoa disciplinada nesse quesito também.
(foto: Juan Pablo Lauriente | flickr | creative commons)
